Kinerja pemerintahan dan pelayanan publik saat ini dituntut berjalan dengan efektif dan efisien. Masyarakat sangat berharap terhadap tingginya tingkat respon dan layanan yang semakin bersifat terbuka, transparan, dan akuntabel. Penyesuaian terhadap kondisi demikian dilakukan dengan perbaikan dan peningkatan  kinerja birokrasi sejalan dengan upaya pemenuhan jalannya pemerintahan dalam kerangka pembangunan ekosistem e-Government dan perwujudan smart city.

Saat ini arus kecenderungan Revolusi Industri 4.0 menjadikan tantangan sekaligus peluang bagi Pemerintah Daerah untuk berbenah dan menyesuaikan diri dengan perkembangan teknologi. Undang-undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik memberikan amanat bahwa pelayanan publik harus memiliki sistem yang dapat memberikan kemudahan bagi masyarakat. Pengelolaan sistem dan data secara menyeluruh dan terintegrasi menjadi prasyarat menuju penyempurnaan pelayanan birokrasi yang jauh lebih mudah dan singkat. Implementasi teknologi informatika dan cyber dalam wujud internet of things dengan segala bentuk media serta aplikasinya dalam area proses pengelolaan birokrasi yang tepat akan menjadi akselerasi bagi peningkatan kinerja pemerintahan dan pelayanan publik. Salah satu upaya perwujudan kemudahan layanan adalah bentuk penyediaan saluran komunikasi masyarakat melalui media sejenis surat elektronik yang sekilas segera akan mencapai tujuan dan sasarannya melalui layanan ‘KILAS’ ( Kirim Lacak Surat).

KILAS adalah Kirim Lacak Surat yang diampu oleh Bagian Umum dan Protokol  Sekretariat Daerah Kota Yogyakarta. Suatu layanan publik dalam bentuk aplikasi online yang dibangun untuk dapat mempermudah dan mempercepat masyarakat Kota Yogyakarta yang mempunyai Aplikasi  JSS untuk melakukan komunikasi dinas yang ditujukan kepada Pimpinan Pemerintah Kota Yogyakarta ( Walikota, Wakil Walikota, Sekretaris Daerah, Asisten Setda Kota Yogyakarta ). Masyarakat dapat menyampaikan keperluannya, yaitu: menulis surat biasa ataupun  undangan melalui bentuk isian format sejenis surat elektronik yang telah tersedia, mengirimkan / mengupload surat dinas dalam bentuk  pdf,jpeg, png  dan untuk selanjutnya melakukan penelusuran dan pelacakan atas surat tersebut sampai sejauh mana telah berproses .

Layanan KILAS telah terintegrasi ke dalam sistem aplikasi Jogja Smart Service (JSS) dengan demikian pengelolaan data dan penggunanya telah menyatu membentuk dalam basis satu data. Masyarakat dapat melakukan akses ini melalui JSS dengan memilih menu Layanan Umum kemudian memilih menu Persuratan Dinas. Penggunaan layanan KILAS bertujuan untuk memberikan kemudahan alur surat dinas bagi masyarakat yang lebih bercitra dan berstandar kekinian dan tentunya lebih singkat, cepat serta menjawab tuntutan kinerja layanan yang lebih dinamis dan solutif.

Layanan KILAS dapat dikunjungi melalui tautan ini.