Muntilan, Pada Selasa (13/11) – Dalam rangka meningkatkan efisiensi dan pengelolaan arsip yang lebih baik, Bagian Umum dan Protokol Setda Kota Yogyakarta melaksanakan kegiatan pemusnahan arsip inaktif yang telah melewati masa retensinya. Acara yang diadakan pada 12 November 2024 ini dilakukan di UD Samak Jaya Karton Magelang, sebagai bagian dari komitmen pemerintah dalam menjaga kualitas tata kelola informasi dan mengurangi penumpukan dokumen.

Kegiatan ini melibatkan sejumlah pemangku kepentingan termasuk Sugeng Purwanto, M.M.A., selaku Pejabat Walikota Yogyakarta beserta jajarannya, Dinas Arsip dan Perpustakaan Kota Yogyakarta, serta Bagian Umum dan Protokol Sekretariat Daerah Kota Yogyakarta.

Pemusnahan arsip inaktif dilakukan berdasarkan ketentuan dalam peraturan mengenai pengelolaan arsip yang tertuang dalam Undang-Undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan dan Peraturan Pemerintah nomor 28 tahun 2009 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan. Pemusnahan arsip diperlukan agar tidak terjadi penumpukan di depo arsip, sehingga proses pencarian data dapat dilakukan lebih cepat dan efisien.

Arsip yang dimusnahkan kali ini memiliki total berat kurang lebih 600 kilogram dan terdiri atas dokumen yang berasal dari tahun 1994 hingga 2015. Sugeng Purwanto M.M.A. selaku Pj. Walikota Yogyakarta, turut hadir dan secara langsung memimpin proses pemusnahan arsip. Pemusnahan arsip secara total dilakukan dengan cara pencacahan menggunakan mesin penghancur kertas yang dibubarkan kemudian dijadikan kertas karton baru agar lebih bermanfaat dan mengurangi limbah sampah kertas. 

Proses pemusnahan arsip terlaksana dengan aman, tertib, dan lancar. Sugeng Purwanto M.M.A. menyampaikan apresiasi atas dukungan serta kerja sama dari seluruh pihak yang telah berperan dalam menyukseskan kegiatan ini. Kegiatan ini diharapkan menjadi langkah awal untuk mendorong pengelolaan arsip yang lebih efektif, terstruktur, dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.