1. Masyarakat bisa mengirimkan surat dinas ke Pimpinan Kota Yogyakarta (Walikota, Wakil Walikota, Sekretaris Daerah, Asisten maupun Staf Ahli) baik datang secara langsung ke Sub Bagian Tata Usaha Pimpinan dan Staf Ahli pada Bagian Umum dan Protokol maupun berkirim surat melalui Aplikasi KILAS (Kirim Lacak Surat) serta melalui email di umumprotokol@jogjakota.go.id.
  2. Surat dinas yang akan dikirimkan ke Pimpinan Kota Yogyakarta harus jelas tujuannya dan apabila surat tersebut rahasia ataupun ditujukan pribadi maka surat harus tertutup dan diberikan tanda X ataupun tulisan RAHASIA.
  3. Surat akan diterima oleh Petugas Administrasi/Pengelola Surat di Sub Bagian Tata Usaha Pimpinan dan Staf Ahli pada Bagian Umum dan Protokol, untuk diteliti terlebih dahulu kelengkapannya lalu dikendalikan untuk dikirimkan kepada Pimpinan yang dituju, masyarakat akan diberikan tanda terima untuk pengecekan surat yang dikirimkan, dan bisa mengecek surat yang dikirim tersebut melalui telepon dengan nomor (0274) 515865 Pesawat 166 ataupun lewat email di umumprotokol@jogjakota.go.id dengan menyebutkan Kode dan No urut surat yang telah diberikan oleh Petugas Administrasi/Pengelola Surat.